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[募集] 自分のタスク管理方法をみんなで紹介しましょう

サラリーマンさん[2009-02-25 20:50:00]
会社で働いている限り、みなさんそれぞれ、自分なりにタスク管理を行っていると思います。ですが、タスク管理の仕方って、具体的に誰かに教えてもらったことありますか？　私はありません。「こんなタスク管理ツールあるよ！」といった情報を共有してもらったことがあるぐらいですかね。

ということは、長年やってきた自分のタスク管理方法が、すごく効率が悪いとか、もっと自分にあった管理方法があることに気がづかないままでいる可能性もあります。

ということで、みなさんのタスク管理方法をここで発表しあいませんか？

ちなみに参考までに私のタスク管理。

１．タスクのリストアップ
⇒単純にリスト化します

２．タスクのステータスわけ
⇒リスト化したタスクを「自分ボール」、「他人ボール」、「時間待ち」、「時間ができたらやるもの」、の4種類に大まかに分けます。

・自分ボール…自分がやらないと業務が前に進まないもの。とにかく、この自分ボールをさばききることが、毎日の目標です。

・他人ボール…自分の出来ることは終わって、他人の作業待ち、判断待ちと言う状態のもののうち、最終的なアウトプット管理が自分にあるものです。つまり、自分が今できることは終わっているけれど、ボールを投げた先の人の進捗管理や、進捗がおもわしくない時の「リマインドをする」というタスクが残っているものになります。

・時間待ち…これは、今やりたくてもできないもの、やってはいけないものです。決まった日に対応が求められるタスクを置いておきます。

・時間ができたらやるもの…単純に＋αの仕事ですね。愛社心や向上心がないとどんどん溜まっていって、最終的に闇に葬られてしまう可能性を秘めた仕事です。

３．一日の対応スケジュール作成
⇒毎朝、今日やるべきタスクを優先度の高い順に並べます。おおむね、自分ボールのタスクが並びます。あまり欲張り過ぎて今日中にこれもあれもと考えてしまうと、さばききれな日が多く、消化不良になってしまいますので、マストなタスクは仕方ないですが、目標を限界の前後に設定しています。「今日もやったぞ！」と終わった時にそう快感を得られると、毎日次の日のやる気がでてきます。

また、仕事の中でも「つまらない仕事」と「楽しくてしょうがない仕事」があると思います。つまらない仕事が続くとだんだんとモチベーションが下がって、結果として非高率になることもありますので、つまらない仕事が続きそうなときは、プライオリティは低くても、「楽しくてしょうがない仕事」をスケジュールにはさんだりすることもあります。どうしても緊急でさばかないといけない仕事ばかりのときはやむを得ないので根性で乗り切ります。

というのを、私の場合は、日々メールに書いていまして、それを毎日終業時に、自分宛てにメールします。自分だけの日報みたいなものですね。メーラーがoutlookですと、思わぬフリーズやシャットダウンの時も自動保存してくれるので便利です。ちょっとしたメモも全部メールに書いてたりします。

その日にどのタスクを消化したかという履歴も残るので、「あれ、あの書類いつ提出したっけ？」みたいなときも、メールをさかのぼれば確認できます。

リマインダツールなどを使っている人も多いとおもいますが、リマインドされた瞬間に、その仕事に着手できるかというと、着手できないときの方が多いように思うので、そこも全てメールに書く、それを見るというアナログな方法で管理しています。その日にやるべきことであれば、朝リストアップするときに思い出せますしね。

google desktopのタスク管理ツール（リストを残せるやつ）とか、デスクトップに張り付けられる付箋なども試しましたが、履歴が残らないのが難点でした。履歴が残るタイプもあるみたいですけど、メールと特に変わらないかなと思いました。

と言う感じで、比較的何のツールも使ってませんし、結構非高率なやり方をしているかもしれませんが、取りこぼして誰かにリマインドされることも少ないですし、自分では比較的上手く管理出来ている気がします。

ということで本題ですが、みなさんどんな感じですか？ちなみに、プライベートでは全くタスク管理をしていないので、いろんな用事をどんどん忘れていきます。昨年引っ越して半年以上たちますが、今だに銀行の住所変更をしていません……。

ジャンル：ビジネス・仕事
タグ：タスクタスク管理仕事自己管理