サラリーマンさん[2009-02-25 20:50:00]
会社で働いている限り、みなさんそれぞれ、自分なりにタスク管理を行っていると思います。ですが、タスク管理の仕方って、具体的に誰かに教えてもらったことありますか？ 私はありません。「こんなタスク管理ツールあるよ！」といった情報を共有してもらったことがあるぐらいですかね。
ということは、長年やってきた自分のタスク管理方法が、すごく効率が悪いとか、もっと自分にあった管理方法があることに気がづかないままでいる可能性もあります。
ということで、みなさんのタスク管理方法をここで発表しあいませんか？
ちなみに参考までに私のタスク管理。
１．タスクのリストアップ
⇒単純にリスト化します
２．タスクのステータスわけ
⇒リスト化したタスクを「自分ボール」、「他人ボール」、「時間待ち」、「時間ができたらやるもの」、の4種類に大まかに分けます。
・自分ボール…自分がやらないと業務が前に進まないもの。とにかく、この自分ボールをさばききることが、毎日の目標です。
・他人ボール…自分の出来ることは終わって、他人の作業待ち、判断待ちと言う状態のもののうち、最終的なアウトプット管理が自分にあるものです。つまり、自分が今できることは終わっているけれど、ボールを投げた先の人の進捗管理や、進捗がおもわしくない時の「リマインドをする」というタスクが残っているものになります。
・時間待ち…これは、今やりたくてもできないもの、やってはいけないものです。決まった日に対応が求められるタスクを置いておきます。
・時間ができたらやるもの…単純に＋αの仕事ですね。愛社心や向上心がないとどんどん溜まっていって、最終的に闇に葬られてしまう可能性を秘めた仕事です。
３．一日の対応スケジュール作成
⇒毎朝、今日やるべきタスクを優先度の高い順に並べます。おおむね、自分ボールのタスクが並びます。あまり欲張り過ぎて今日中にこれもあれもと考えてしまうと、さばききれな日が多く、消化不良になってしまいますので、マストなタスクは仕方ないですが、目標を限界の前後に設定しています。「今日もやったぞ！」と終わった時にそう快感を得られると、毎日次の日のやる気がでてきます。
また、仕事の中でも「つまらない仕事」と「楽しくてしょうがない仕事」があると思います。つまらない仕事が続くとだんだんとモチベーションが下がって、結果として非高率になることもありますので、つまらない仕事が続きそうなときは、プライオリティは低くても、「楽しくてしょうがない仕事」をスケジュールにはさんだりすることもあります。どうしても緊急でさばかないといけない仕事ばかりのときはやむを得ないので根性で乗り切ります。
というのを、私の場合は、日々メールに書いていまして、それを毎日終業時に、自分宛てにメールします。自分だけの日報みたいなものですね。メーラーがoutlookですと、思わぬフリーズやシャットダウンの時も自動保存してくれるので便利です。ちょっとしたメモも全部メールに書いてたりします。
その日にどのタスクを消化したかという履歴も残るので、「あれ、あの書類いつ提出したっけ？」みたいなときも、メールをさかのぼれば確認できます。
リマインダツールなどを使っている人も多いとおもいますが、リマインドされた瞬間に、その仕事に着手できるかというと、着手できないときの方が多いように思うので、そこも全てメールに書く、それを見るというアナログな方法で管理しています。その日にやるべきことであれば、朝リストアップするときに思い出せますしね。
google desktopのタスク管理ツール（リストを残せるやつ）とか、デスクトップに張り付けられる付箋なども試しましたが、履歴が残らないのが難点でした。履歴が残るタイプもあるみたいですけど、メールと特に変わらないかなと思いました。
と言う感じで、比較的何のツールも使ってませんし、結構非高率なやり方をしているかもしれませんが、取りこぼして誰かにリマインドされることも少ないですし、自分では比較的上手く管理出来ている気がします。
ということで本題ですが、みなさんどんな感じですか？ちなみに、プライベートでは全くタスク管理をしていないので、いろんな用事をどんどん忘れていきます。昨年引っ越して半年以上たちますが、今だに銀行の住所変更をしていません……。
ジャンル：ビジネス・仕事
タグ：タスク タスク管理 仕事 自己管理
No,2サラリーマンさん[2009-02-25 20:59:00]
↑自分の管理方法が長すぎて見づらいですね。。。2に書けばよかった。
No,3仕事人さん[2009-02-26 13:54:00]
会社務めだとこういった方法をするのも良い手ですね。
自分のところは自営で、手仕事つまり全くPCを使わない仕事なので、
工程を全て身体で覚えるだけですね。
ただ、それぞれの工程が時と場合によって違うので、
その部分をせいぜいノートにメモを取る程度かなあ。
どこまで仕事をやったかは、製品を見れば直ぐにわかるので、
やり忘れはあまりないですし。
職種によって管理の仕方ってかなり違うもんだなあ。
No,4サラリーマンさん[2009-02-26 15:24:00]
>03さん
たしかに、これはオフィスワークの人向けですね。
現場仕事も昔したことがありますけれど、
>どこまで仕事をやったかは、製品を見れば直ぐにわかる
おっしゃる通りですね。
職種が違うと、ほんと世界が違うぐらい違うんでしょうねぇ。
No,5サラリーマンさん[2009-02-26 15:59:00]
はてなでやっているタスク管理に似た感じですね。
自分ボール、他人ボールの分け方は、なるほど・・と思いました。
こういうことだけで、仕事の効率がめちゃくちゃ良くなったりするんですよね〜。
No,6サラリーマンさん[2009-02-26 17:38:00]
サラリーマンさんこんにちは。
アイデア投稿者のサラリーマンさんです。どうも。
はてなでやってるタスク管理ってどんなものですか？
>自分ボール、他人ボールの分け方は、なるほど・・
精神的に、一度他人にボールを投げてしまうと解放されたくて仕事終わった気持になりがちですが、
共同作業が多いプロジェクトなどに入ってしまうと、他人ボールまで管理しないと、
結局自分が困るということに気づいてから、意識するようにしてます。
世の中、みんながみんなちゃんと自分のボールを意識しているわけではないようですので……。
No,7福井直樹[2009-02-26 20:01:00]
サラリーマンさん、こんにちは。管理人の福井です。こういったノウハウの募集って良いですね。
僕の方法ですが、
１．Ａ４コピー用紙（縦）にタスクを書き出します（１枚で収まるように）
２．タスクが終わると線で消します（途中までのタスクは消して更に必要なタスクを書きます）
３．新しいタスクは下に追加します
４．半分くらいのタスクが消えると新しい用紙にもう一度書いていきます
５．古い用紙は捨てます
６．これの繰り返しです（早くて１日、長くて１週間程度で書き直します）
恐らくパソコンなどを活用される方も多いと思いますがこの方法の利点を述べますと、
１．終わらないタスクを何度も書かないといけないのでいつか終わらせようと意識します
２．手を使って何度も書くのでタスク内容を覚えてしまいます
３．消した線が増えると仕事したなあって気になります
４．タスクの増減が一目瞭然で無理なタスクは追加しようとしなくなります（仕事を断る）
※手で書くなんて非効率だという方はToDoリストをA4一枚に収まるように印刷してもOKです
ちなみに「他人のボール」という表現でいえば、他人のボールを確認、奪い取るというのも
タスクの項目に必ず追加します
No,8テリーマン[2009-02-26 23:02:00]
僕の場合、タスクに関してはアナログ管理です。
（1）まず月初に樹木の「幹」にあたるプロジェクトをリストアップ
Aプロジェクト、Bプロジェクト、Cプロジェクト（プライベート）などなど。プライベートのタスクも必ず入れます。このとき各プロジェクトの目的を自分でしっかり確認します。
（2）各プロジェクトをタスクに落としていく
タスクは樹木の「枝」にあたる部分です。A4用紙にプロジェクトの目的を達成するために必要なタスクをリストアップします。新しいタスクは余白に書き足します。
また、タスクに必要な時間（予定）も書きこんでおきます。これ大切。この紙はずっと取っておきます。これがその月の仕事です。僕はA4の紙両面に小さく書いてるので、どんだけ書いても1枚に収まります。
（3）月曜日に週間スケジュールを作る（30分）
何曜日にどのタスクを何時間やるかノートに記入します。
（4）寝る前に翌日の「時間割」をノートに作成します（5分）
週間スケジュールを見ながら時間割を作ります。
7:00〜8:00 新聞・メールチェック
8:00〜9:00 資料作成（Aプロジェクト）
という感じで。
実施したら（2）で作った用紙に終了マーク（横線でOK）をしていきます。横線で消していくと、何％くらいタスクをこなしたか見える化できます。
このとき、実際にかかった時間を合わせて記載しておきます。
当初の予定に対して、多くかかってしまったり、逆にすぐ終わってしまったものが出てくるので次回の参考になります。
次回はもっと効率化して半分の時間で終わったりすると、自分の成長が実感できたりします。なので、僕の場合は、この紙は保存しておきます。せいぜい1年で12枚くらいです。
これは、大きな目標をちゃんと定義・意識化して、タスクに落とし込んでいくのがポイントです。大目標（幹）を忘れると、タスク（枝葉）が単なる「作業」になりがち。目標にどれだけたどり着いたか常に確認しながらタスクを管理できるので、効率もやる気もアップしますよ
No,9サラリーマンさん（アイデア主）[2009-03-01 23:10:00]
いろいろあるんですね。
みなさん結構アナログ管理なのに驚きました。
手書きの方がいいのかな？
やっぱ、いろいろと参考になりますね〜
管理人さんまでコメントどうも！
No,10起業家さん[2012-10-28 14:50:33]
1.頭の中の「やりかけの仕事」を「すべて」紙に書き出す
2.それぞれの「やりかけの仕事」について望むべき結果を決める
3.定期的にそれらをレビューする
これだけです。言ってみればあたりまえかもしれませんが、ちょっと考えてみてください。実はこれとまったく逆のことが日常的には起こっています。
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